Συμβουλευτικές Υπηρεσίες Αναγνώρισης, Αξιολόγησης και Διαχείρισης Κινδύνων – Κατάρτιση Σχεδίου Χάρτη Διαδικασιών Παραγωγής Πράξεων με Δημοσιονομικές Συνέπειες

Η Εταιρεία Public Audit Services EE ήρθε για να αλλάξει τα δεδομένα όσον αφορά την στρατηγική διαχείρισης κινδύνων και να ξεκινήσει ένα δημιουργικό διάλογο για το πως οι στρατηγικές διαχείρισης κινδύνων μπορούν να συνδέσουν την βιωσιμότητα με την κερδοφορία και την ισχυρή απόδοση.

Η μεθοδολογία μας

Συμβουλευτικές Υπηρεσίες κατάρτισης σχεδίου – εγχειριδίου που περιγράφονται αναλυτικά οι διαδικασίες, οι υφιστάμενες δικλείδες ασφαλείας και οι κίνδυνοι ανά ελεγκτικό κύκλωμα προς προτυποποίηση και βελτιστοποίηση των υφιστάμενων διαδικασιών των Φορέων κατόπιν αξιολόγησης – εκτίμησης των δημοσιονομικών κινδύνων. Το εγχειρίδιο περιγράφει ενδεικτικά και περιλαμβάνει:

• αναφορά στο υφιστάμενο Σύστημα Εσωτερικού Ελέγχου
• καταγραφή της ροής/στάδια διαδικασιών που περιέχουν δημοσιονομικό κίνδυνο ανά ελεγκτικό κύκλωμα
• καταγραφή των δημοσιονομικών κινδύνων ανά ελεγκτικό κύκλωμα
• καταγραφή των δικλείδων ασφαλείας ανά ελεγκτικό κύκλωμα
• καταγραφή προτεινόμενων – προβλεπόμενων δικλίδων προς αντιμετώπιση – μείωση της έκθεσης του φορέα σε δημοσιονομικούς κινδύνους και βελτιστοποίηση της λειτουργικότητας των Φορέων.

Υπηρεσίες και Οφέλη

• Προετοιμασία έκθεσης Διαχείρισης Κινδύνων
• Εντοπισμός περιοχών υψηλού κινδύνου
• Ανάπτυξη Στρατηγικής Διαχείρισης Κινδύνων

Οφέλη εφαρμογής των Υπηρεσιών Διαχείρισης Κινδύνων

• Συμμόρφωση με νομοθεσία
• Συμβολή στην διαδικασία στρατηγικού σχεδιασμού
• Προληπτική διαχείριση κινδύνων και αδυναμιών
• Αποδοτικότερη διαχείριση πόρων
• Επικοινωνία
• Έγκαιροι προειδοποιητικοί μηχανισμοί

Συμβουλευτικές Υπηρεσίες για την Κατάρτιση των Κανονισμών Λειτουργίας

H ανάπτυξη Εσωτερικού Κανονισμού Λειτουργίας θεσπίζοντας εσωτερικούς κανόνες και πολιτικές για το σύνολο των Υπηρεσιών των Φορέων (Οικονομική-Διοικητική, κλπ), όπως και αρχές συμπεριφοράς των προσώπων που υπόκεινται σε αυτόν, έχει ως στόχο την επίτευξη κατά τον καλύτερο δυνατό τρόπο της εκπλήρωσης του σκοπού των Φορέων και την διασφάλιση της άσκησης των δραστηριοτήτων του σύμφωνα με την ισχύουσα νομοθεσία.

Ο Εσωτερικός Κανονισμός έχει ως βασικό σκοπό έχει ρύθμιση της οργάνωσης των Φορέων για τη διασφάλιση της διαφάνειας, του ελέγχου της Διοίκησης και του τρόπου λήψης διαχειριστικών αποφάσεων. Ο Εσωτερικός Κανονισμός δεσμεύει τα μέλη του Διοικητικού Συμβουλίου, τα στελέχη οποιασδήποτε βαθμίδας των Φορέων, τους υπαλλήλους του, καθώς και κάθε άλλο πρόσωπο που συνεργάζεται με τους Φορείς, ανεξαρτήτως της ιδιότητας και θέσης του ή της έννομης σχέσης (εργασίας, έργου, εντολής, παροχής υπηρεσιών άλλης) που τον συνδέει με το Φορέα, εμπλεκόμενο καθ’ οιονδήποτε τρόπο στην δραστηριότητα των Φορέων και εν γένει στην εκπλήρωση των υποχρεώσεων του στο πλαίσιο του ως άνω σκοπού.

Η μεθοδολογία μας

Στάδιο 1 – Συγκέντρωση και επεξεργασία απαιτούμενου υλικού

• Αναγνώριση και αξιολόγηση του εσωτερικού περιβάλλοντος του Φορεά (οργανωτική διάρθρωση, στελέχωση, γραμμές αναφοράς, λοιπές πολιτικές και διαδικασίες κλπ).
• Κατανόηση των στόχων των δραστηριοτήτων ανά Διεύθυνση
• Διάκριση των συνολικών δραστηριοτήτων σε επιμέρους δραστηριότητες και λειτουργίες καθώς και αναγνώριση και αξιολόγηση των σχετικών κινδύνων ανά λειτουργία.
• Συγκέντρωση όλων των υφιστάμενων κανονισμών, πολιτικών και διαδικασιών και οδηγιών εφόσον υπάρχουν.
• Καταγραφή και κατανόηση του ρόλου του κάθε στελέχους στα πλαίσια των αντίστοιχων διαδικασιών
• Απαιτούμενες επαφές, συνεντεύξεις και συνεργασία με τα αρμόδια στελέχη για την διεκπεραίωση των ανωτέρω.

Στάδιο 2 – Καταγραφή Εσωτερικού Κανονισμού Λειτουργίας

• Εκπόνηση προσχεδίου (draft έκδοσης)
• Αποστολή στα αρμόδια στελέχη των αντίστοιχων διευθύνσεων. Παροχή επεξηγηματικών πληροφοριών και καταγραφή των σχολίων τους και ενδεχόμενων προτάσεων από την πλευρά τους.
• Καταγραφή τυχόν τροποποιήσεων στα προσχέδια που θα προκύψουν από το προηγούμενο βήμα.
• Εκπόνηση τελικών προσχεδίων και αποστολή τους στη Διοίκηση για έγκριση.
• Καταγραφή τυχόν τροποποιήσεων στα τελικά προσχέδια που θα προκύψουν από το προηγούμενο βήμα.
• Οριστικοποίηση και έγκριση από τη Διοίκηση.

Παροχή Συμβουλευτικών Υπηρεσιών Υπευθύνου Προστασίας Δεδομένων για την εφαρμογή του Γενικού Κανονισμού Προστασίας Προσωπικών Δεδομένων (ΕΕ) 2016/679

Η συμμόρφωση με τον ΓΚΠΔ είναι σημαντική εξαιτίας των ακόλουθων πτυχών:

• Δραματική αύξηση του κανονιστικού κινδύνου – Αυστηρότερες κυρώσεις: Ο ΓΚΠΔ αυξάνει σημαντικά τις ανώτατες κυρώσεις σε περίπτωση μη συμμόρφωσης, οι οποίες καθορίζονται σε €20 εκατομμύρια ευρώ ή στο 4% του ετήσιου παγκόσμιου κύκλου εργασιών.
• Ευρύτερη εφαρμογή: Ο ορισμός των προσωπικών δεδομένων διευρύνεται. Σχεδόν όλοι οι οργανισμοί επηρεάζονται.
• Ευρύτερη γεωγραφική κάλυψη: Όλες οι επιχειρήσεις που έχουν δραστηριότητα στην Ευρωπαϊκή Ένωση επηρεάζονται. Όλες οι επιχειρήσεις που προσφέρουν υπηρεσίες σε πολίτες της ΕΕ υπόκεινται στον GDPR, ανεξαρτήτως της εγκατάστασής τους.
• Υψηλότερο επίπεδο συμμόρφωσης: Οι οργανισμοί θα πρέπει να καταρτίσουν και να εφαρμόσουν διεξοδικά πολιτικές διαχείρισης δεδομένων καθώς και να εφαρμόσουν αποτελεσματικούς τρόπους εκτίμησης κινδύνων, όπως η «Εκτίμηση Αντικτύπου σχετικά με την Προστασία Δεδομένων» (Άρθρο 35 ΓΚΠΔ), οι διαρκείς έλεγχοι, η αναθεώρηση υφιστάμενων διαδικασιών και πολιτικών, η καταγραφή κάθε επεξεργασίας προσωπικών δεδομένων που εκτελούν και, όπου απαιτείται, ο διορισμός ενός υπευθύνου προστασίας προσωπικών δεδομένων (DPO).
• Αρχή Λογοδοσίας: Η απόδειξη συμμόρφωσης είναι απαραίτητη. Οι οργανισμοί που επεξεργάζονται προσωπικά δεδομένα θα πρέπει να είναι σε θέση να αποδείξουν ότι προσεγγίζουν μεθοδικά το ζήτημα της προστασίας δεδομένων και ότι έχουν λάβει όλα τα κατάλληλα οργανωτικά μέτρα που μπορούν να διασφαλίσουν ότι τα υποκείμενα των δεδομένων μπορούν να ασκήσουν αποτελεσματικά τα ενισχυμένα δικαιώματά τους ενώ παράλληλα μπορούν αποτρέψουν την παραβίαση δεδομένων.

Η μεθοδολογία μας

• Ο Υπεύθυνος Προστασίας Δεδομένων (DPO) ενημερώνει και συμβουλεύει τον Υπεύθυνο Επεξεργασίας ή τον εκτελούντα την επεξεργασία και του εργαζόμενους που επεξεργάζονται προσωπικά δεδομένα, για τις υποχρεώσεις τους που απορρέουν από τον Γενικό Κανονισμό Προστασίας Δεδομένων (GDPR) σχετικά με την προστασία προσωπικών δεδομένων.
• Ο Υπεύθυνος Προστασίας Δεδομένων (DPO) παρακολουθεί τη συμμόρφωση με τον παρόντα Κανονισμό σχετικά με την προστασία δεδομένων και με τις πολιτικές του Υπεύθυνου Επεξεργασίας ή του Εκτελούντος την Επεξεργασία σε σχέση με την προστασία των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα, συμπεριλαμβανομένων της ανάθεσης αρμοδιοτήτων, της ευαισθητοποίησης, και της κατάρτισης των υπαλλήλων που συμμετέχουν στις πράξεις επεξεργασίας και των σχετικών ελέγχων.
• Ο Υπεύθυνος Προστασίας Δεδομένων (DPO) παρέχει συμβουλές, όταν ζητείται, όσον αφορά την εκτίμηση αντικτύπου σχετικά με την προστασία των δεδομένων – εκτίμηση των επιπτώσεων των σχεδιαζόμενων πράξεων επεξεργασίας στην προστασία δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα και παρακολουθεί την υλοποίηση της σύμφωνα με το άρθρο 35.
• Ο Υπεύθυνος Προστασίας Δεδομένων (DPO) συνεργάζεται με την εποπτική αρχή.
• Ο Υπεύθυνος Προστασίας Δεδομένων (DPO) ενεργεί ως σημείο επικοινωνίας για την εποπτική αρχή για ζητήματα που σχετίζονται με την με την επεξεργασία, περιλαμβανομένης της προηγούμενης διαβούλευσης που αναφέρεται στο άρθρο 36 και πραγματοποιεί διαβουλεύσεις, ανάλογα με την περίπτωση, για οποιοδήποτε άλλο θέμα.
• Ο Υπεύθυνος Προστασίας Δεδομένων (DPO) συνεργάζεται με την εποπτική αρχή και έχει δικαίωμα στον έλεγχο των προσωπικών δεδομένων των υπηρεσιών για τη διερεύνηση περιπτώσεων που άπτονται της προστασίας δεδομένων.
• Κατά την εκτέλεση των καθηκόντων του ο Υπεύθυνος Προστασίας Δεδομένων (DPO) λαμβάνει δεόντως υπόψη τον κίνδυνο που συνδέεται με τις πράξεις επεξεργασίας, συνεκτιμώντας τη φύση, το πεδίο εφαρμογής, το πλαίσιο και τους σκοπούς επεξεργασίας.
• Ο Υπεύθυνος Προστασίας Δεδομένων (DPO) επιθεωρεί την τήρηση των συμφωνηθέντων διαδικασιών, προκειμένου να εκπληρώνεται η συμμόρφωση του Δήμου στο Νομικό και λειτουργικό πλαίσιο, το οποίο έχει οριστεί κατά τη διαδικασία της εναρμόνισης.
• Ο Υπεύθυνος Προστασίας Δεδομένων (DPO) δεσμεύεται από την τήρηση του απορρήτου η της εμπιστευτικότητας σχετικά με την εκτέλεση των καθηκόντων του, σύμφωνα με το δίκαιο της Ευρωπαϊκής Ένωσης και του Ελληνικού Κράτους.
• Ο Υπεύθυνος Προστασίας Δεδομένων (DPO) λογοδοτεί απευθείας στη Διοίκηση του Δήμου και αποτελεί το πρώτο σημείο επαφής με το υποκείμενο των δεδομένων.
• Ο Υπεύθυνος Προστασίας Δεδομένων (DPO) αφότου αναλάβει καθήκοντα, θα πρέπει να έχει μεριμνήσει και για τον αναπληρωτή του.

Συμβουλευτικές Υπηρεσίες για την Κατάρτιση Στρατηγικού – Επιχειρησιακού Σχέδιου ποιοτικών και ποσοτικών στόχων & Απολογισμών των Φορεών

Η διαμόρφωση της στρατηγικής για κάθε Φορέα εναρμονίζεται με την ευρύτερη Πολιτική της χώρας και κινείται μέσα στο πλαίσιο των περιφερειακών στόχων. Σημαντική επίδραση στη διαμόρφωση στρατηγικής έχουν επίσης τα κρίσιμα θέματα που απασχολούν όσους εμπλέκονται στο στρατηγικό σχεδιασμό στον κλάδο της υγείας διεθνώς τόσο σε θέματα λειτουργικά και οικονομικά (λειτουργική και οικονομική στρατηγική) όσο και σε θέματα ιατρικής / επιστημονικής / δημογραφικής φύσης.
Η κατάρτιση εσωτερικών διαδικασιών για την εκπλήρωση των ποιοτικών και ποσοτικών στόχων του Φορέα με συντονισμό και καθοδήγηση των προσώπων που εμπλέκονται σε αυτόν, ούτως ώστε να επιτυγχάνεται κατά τον καλύτερο δυνατό τρόπο η εκπλήρωση του σκοπού του κάθε Φορεά και να διασφαλίζεται η άσκηση των δραστηριοτήτων σύμφωνα με την ισχύουσα νομοθεσία.

Η μεθοδολογία μας

Ένα ολοκληρωμένο και λειτουργικό επιχειρησιακό – στρατηγικό σχέδιο:

• εντοπίζει τις δυνάμεις-αδυναμίες από το εσωτερικό περιβάλλον του οργανισμού και τις ευκαιρίες – απειλές από το εξωτερικό περιβάλλον, ώστε να μπορεί η Διοίκηση αντικειμενικά να προβαίνει σε προβλέψεις για το μέλλον του νοσοκομείου και να δημιουργεί μια ευέλικτη πολιτική αντιμετώπισης προβλημάτων.
• αναπτύσσει συνολικούς στρατηγικούς στόχους για τον οργανισμό, συγκεκριμένους μετρήσιμους και ρεαλιστικούς, που να είναι ικανοί να μετατραπούν σε συγκεκριμένους επιχειρησιακούς επιμέρους στόχους για κάθε διαφορετικό επίπεδο του οργανισμού.
• καθορίζει αναλυτικά τους τρόπους με τους οποίους θα επιτευχθούν οι στόχοι κάνοντας τον επιμερισμό κάθε στόχου, καθορίζοντας υπευθυνότητες για κάθε στόχο, καταδεικνύοντας δράσεις και ενέργειες, προγραμματίζοντας τα χρονικά περιθώρια έναρξης και λήξης, καθορίζοντας τα κρίσιμα σημεία και τέλος προσδιορίζοντας τις πηγές και τους τρόπους εξεύρεσης των απαιτουμένων πόρων.
• ορίζει τα κατάλληλα άτομα ή ομάδες εργασίας που θα αναλάβουν να αναλύσουν μέρη του σχεδίου και να εμπλέκει το σύνολο του ανθρώπινου δυναμικού μέσω μιας συμμετοχικής διαδικασίας στη διαμόρφωση αλλά και στην υλοποίηση των τελικών στόχων.
• προβλέπει το οικονομικό, ποιοτικό και κοινωνικό αποτέλεσμα από την υλοποίηση του επιχειρησιακού σχεδίου καθορίζοντας με σαφήνεια όλες τις υποθέσεις που έχουν αντίκτυπο στο τελικό αποτέλεσμα.
• οδηγεί στην ανάληψη δεσμεύσεων των διαφορετικών επιπέδων και τμημάτων διοίκησης σε ότι αφορά στην υλοποίηση των στόχων να συνοδεύεται από ένα σύστημα ελέγχου έγκυρο και αξιόπιστο, το οποίο θα πρέπει να είναι ευέλικτο, βασισμένο στην ακριβή και έγκαιρη πληροφόρηση και στον έλεγχο των κρίσιμων σημείων.

Μεθοδολογία Κατάρτισης Απολογισμού

Στην έκθεση απολογισμού παρουσιάζεται το έργο που επιτελέστηκε κατά την ελεγχόμενη χρήση καθώς και τα αποτελέσματα στους κρίσιμους τομείς δράσης των Φορέων.
Συγκεκριμένα, παρουσιάζονται τα κάτωθι:

• η λειτουργία των Φορέων (μεταβολή ανθρώπινου δυναμικού, μεταβολή προϋπολογισμού, μεταβολή χρηματοοικονομικών & νοσηλευτικών δεικτών)
• το εκπαιδευτικό έργο
• η διαχείριση των ασθενών/πελατών
• τα έργα, υποδομές, δωρεές
• η ψηφιακή αναβάθμιση
• η αξιοποίηση πηγών χρηματοδότησης
• η απορρόφηση π/υ και προγραμμάτων

Υπηρεσίες Συμβουλευτικής Υποστήριξης σε Θέματα Υποστήριξης Εσόδων

Αναλαμβάνουμε την παροχή συμβουλευτικής υποστήριξης των παρακάτω εργασιών:

• Τρόποι αναζήτησης υπόχρεων & εξακρίβωση στοιχείων
• Μεθοδολογία κατάρτισης προτύπου αποφάσεων επιβολής προστίμων
• Μεθοδολογία ελέγχου, βεβαίωσης & κατάρτισης χρηματικών καταλόγων
• Μεθοδολογία έκδοσης Ατομικών ειδοποιήσεων, αποσπασμάτων, λογαριασμών κλπ
• Έλεγχος παραστατικών εσόδων
• Μεθοδολογία Λογιστικής παρακολούθηση παραστατικών και ορθή λογιστικοποίηση εσόδων
• Μεθοδολογία ελέγχου Ταμειακών εισροών και παρακολούθηση χρηματικών υπολοίπων.

Υπηρεσίες Συμβουλευτικής Υποστήριξης για την προσαρμογή και εναρμόνιση με την νέα κανονιστική Ευρωπαϊκή και Εθνική Νομοθεσία (Ν. 4808/2021) που αφορά στην προστασία της εργασίας και των εργαζομένων

Η πρόσφατη αλλαγή στο νομικό πλαίσιο της εργασίας για την αντιμετώπιση των φαινομένων βίας και παρενόχλησης στην εργασία (Νόμος 4808/2021 – ΦΕΚ 101/Α/19-6-2021 – Για την Προστασία της Εργασίας και για την εξάλειψη της βίας και παρενόχλησης στον κόσμο της εργασίας) έφερε μαζί του και ανάγκες αλλαγών – προσαρμογών που σχετίζονται με την κατάρτιση/ αναμόρφωση Κανονισμών/ Πλαισίων Εργασίας και την διαμόρφωση ενός πλαισίου αρχών και διαδικασιών για την Προστασία της Εργασίας και για την εξάλειψη της βίας και παρενόχλησης στον κόσμο της εργασίας.

Επίσης, σε συνέχεια της διάταξης της παρ. 4 του άρθρου 22 του Ν.4808/2021 (Α΄ 101), εκδόθηκε η υπ΄άριθμ. ΔΙΔΑΔ/Φ.64/946/οικ.858/19-1-2023 απόφαση του Υπουργού Εσωτερικών (Β΄343 και ΑΔΑ: 923046μτλ6-4θψ) με θέμα «Πρόληψη και αντιμετώπιση φαινομένων βίας και παρενόχλησης στην εργασία σε φορείς του Δημοσίου» οι φορείς του Δημοσίου θα πρέπει να: να ενημερώνουν το προσωπικό, να δημιουργούν ασφαλές πλαίσιο λειτουργίας, να δημοσιοποιούν τις διαδικασίες που υφίστανται στον φορέα, να προβαίνουν σε ενέργειες ευαισθητοποίησης του προσωπικού και να διασφαλίζουν περιβάλλον εχεμύθειας και ασφάλειας.

Η μεθοδολογία μας
A. ΟΡΓΑΝΩΣΗ ΠΛΑΙΣΙΟΥ ΥΠΟΣΤΗΡΙΞΗΣ ΕΡΓΟΥ

Προϋπόθεση για την υποστήριξη των υπηρεσιών ενός Οργανισμού είναι η οργάνωση του πλαισίου παροχής εξωτερικών εργασιών/ υπηρεσιών έργου. Η υποστήριξη αυτή περιλαμβάνει τις κατωτέρω φάσεις ανά υπηρεσία:

• Στάδιο 1 – Χαρτογράφηση περιοχών έργου
• Στάδιο 2 – Κατάρτιση Πλάνου Εργασίας
• Στάδιο 3 – Διενέργεια Εργασιών έργου
• Στάδιο 4 – Σύνταξη έκθεσης πεπραγμένων

B. ΕΚΤΕΛΕΣΗ ΕΡΓΑΣΙΑΣ

• Στάδιο 1 – Συλλογή πληροφοριών
• Στάδιο 2 – Συλλογής Τεκμηρίων Εργασιών
• Στάδιο 3 – Εκτέλεσης ενός Προγράμματος Εργασιών

Συμβουλευτικές υπηρεσίες για τεχνική υποστήριξη και εκπαίδευση για την διενέργεια δημόσιων διαγωνισμών και προμηθειών

Το αντικείμενο της παρεχόμενης υπηρεσίας θα είναι η παροχή εκπαίδευσης – ενημέρωσης στο προσωπικό, όσον αφορά:

• σε τυχόν πρόσφατες αλλαγές στον Ν.4412/2016,
• στη δυνατότητα παροχής προτύπων εγγράφων για τις διαδικασίες σύναψης δημοσίων συμβάσεων,
• στην ενημέρωση για τις διαδικασίες έκδοσης κωδικών πρόσβασης στο Ε.Σ.Η.ΔΗ.Σ (Εθνικό Σύστημα Ηλεκτρονικών Δημοσίων Συμβάσεων),
• στην ενημέρωση επί των ειδικών διατάξεων που αφορούν τους ηλεκτρονικούς διαγωνισμούς,
• στην ενημέρωση – εκπαίδευση όσον αφορά τον σχεδιασμό των ηλεκτρονικών διαγωνισμών,
• στην παροχή κατευθύνσεων – ενημέρωσης όσον αφορά τη διεκπεραίωση ηλεκτρονικών διαγωνισμών μέσω ΕΣΗΔΗΣ (έως 5 ηλεκτρονικούς διαγωνισμούς),
• στην υποστήριξη στη σύνταξη των όρων των σχετικών όρων διακηρύξεων (έως 5 ηλεκτρονικούς διαγωνισμούς) με βάση τη νομοθεσία που διέπει τους ηλεκτρονικούς διαγωνισμούς,
• στην υποστήριξη στη διαμόρφωση του Ευρωπαϊκού Ενιαίου Εγγράφου Σύμβασης (ΕΕΕΣ), (έως 5 ηλεκτρονικούς διαγωνισμούς) με χρήση του υποσυστήματος Promitheus ESPDint, προσβάσιμου μέσω της Διαδικτυακής Πύλης (www.promitheus.gov.gr) του ΟΠΣ ΕΣΗΔΗΣ,
• στην καθοδήγηση τυχόν προδικαστικών προσφυγών,
• στην τηλεφωνική συμβουλευτική καθοδήγηση για κάθε απορία – πρόβλημα προκύψει πάνω σε θέματα δημοσίων συμβάσεων προμηθειών και γενικών υπηρεσιών με βάση τη νομοθεσία και την πλέον πρόσφατη νομολογία